Automatisierte E-Mails für Online-Kurse mit WordPress (2025)

Wer Online-Kurse über WordPress anbietet, kennt das Problem: Teilnehmer sollen nach Anmeldung, Modulabschluss oder bei Inaktivität automatisierte E-Mails erhalten – z. B. zur Begrüßung, Erinnerung oder Motivation.

Doch welche Plugins sind dafür geeignet, wie greifen sie ineinander – und was ist technisch sowie strategisch zu beachten, um die Automatisierung wirklich effektiv zu gestalten? Genau darum geht es in diesem Beitrag.

Dieser Artikel zeigt, wie sich solche kursbasierten E-Mail-Abläufe mit WordPress systematisch umsetzen lassen – und welche Grundprinzipien, Abläufe und Funktionen beachtet werden sollten, um automatisierte Kommunikation effizient, sinnvoll und nutzerzentriert aufzubauen.

Warum automatisierte E-Mails für Kurse wichtig sind

Automatisierte E-Mails gehören zu den wirkungsvollsten Werkzeugen im digitalen Kursmarketing und Teilnehmermanagement. Sie übernehmen Aufgaben, die manuell kaum zu bewältigen wären – von der sofortigen Begrüßung über regelmäßige Motivation bis hin zur langfristigen Kundenbindung. Gleichzeitig lassen sie sich präzise steuern, personalisieren und messen.

• Onboarding: Begrüßung und Erklärung der Plattform
• Motivation: Erinnerung bei Inaktivität, Fortschritts-Updates
• Verkauf: Upsells zu Gruppenprogrammen oder Premium-Angeboten
• Community: Hinweise auf Foren, Live-Sessions, Feedback-Loops
• Kundenbindung: Nachbereitung, Evaluation und Cross-Selling

Durch gut geplante Automatisierungen steigt nicht nur der Lernerfolg, sondern auch die Kundenbindung und Conversion-Rate. Teilnehmer bleiben aktiver, fühlen sich begleitet und schließen Kurse eher ab.

Typische Automatisierungen in Online-Kursen

Sobald automatisierte E-Mails in ein Kurskonzept eingebunden werden, eröffnen sich viele sinnvolle Einsatzmöglichkeiten. Die folgenden Beispiele zeigen typische Auslöser und Inhalte solcher Automationen – abgestimmt auf verschiedene Phasen der Kursteilnahme: vom Einstieg über den Fortschritt bis zur Nachbetreuung.

Tools zur Automatisierung von Kurs-E-Mails in WordPress

In WordPress-basierten Kursplattformen übernimmt jede Plugin-Kombination eine spezifische Rolle. Es ist grundlegend zu verstehen, wie die einzelnen Tools zusammenarbeiten:

• LMS-Plugin (z. B. LearnDash oder LifterLMS): zeichnet Kursfortschritte auf, erkennt Benutzeraktionen wie Kursstart oder Modulabschluss und kann Aktionen auslösen (Trigger).
• CRM- oder Newsletter-Plugin (z. B. FluentCRM, MailPoet, Mailster): sendet auf Basis dieser Trigger automatisch personalisierte E-Mails.
• Integrations-Tool (z. B. WP Fusion): dient als Übersetzer zwischen LMS und E-Mail-Tool, falls keine direkte Schnittstelle vorhanden ist – etwa bei LifterLMS ohne nativen FluentCRM-Support.

Das Zusammenspiel dieser Plugins ermöglicht ein vollständig automatisiertes Kurserlebnis – vom Onboarding über Fortschritts-Mails bis zur Nachbetreuung.

LearnDash + FluentCRM (empfohlen)

LearnDash ist eines der leistungsfähigsten LMS-Plugins für WordPress und wird von Universitäten, Unternehmen und Coaches eingesetzt. Es ermöglicht die detaillierte Steuerung von Kursabläufen, Benutzerfortschritten und Zugangskontrollen. In Kombination mit FluentCRM, einem selbstgehosteten CRM direkt im WordPress-Backend, entsteht ein äußerst flexibles System zur zielgenauen E-Mail-Kommunikation.

So arbeiten LearnDash und FluentCRM zusammen:

• LearnDash registriert Aktionen der Kursteilnehmer, z. B. den Start eines Kurses, das Abschließen einer Lektion oder ein fehlendes Login über mehrere Tage.
• Diese Aktionen werden durch Automatisierungen in FluentCRM in sogenannte Tags oder Trigger übersetzt.
• FluentCRM reagiert mit gezielten E-Mails, Sequenzen oder Segmentierungen – abgestimmt auf den Kursstatus, das Verhalten und den Fortschritt der Teilnehmer.

Typische Anwendungsfälle:

• Automatisierte Onboarding-Sequenz nach Kurseinschreibung
• Erinnerungs-Mails bei Inaktivität oder Zwischenzielen
• Folgeangebote nach Abschluss des Kurses oder Upsell in ein Gruppencoaching

Vorteile der Kombination:

• Native Integration über das FluentCRM LearnDash-Addon
• Kein externer Dienstleister notwendig (DSGVO-konform)
• Komplett steuerbar über das WordPress-Backend
• Skalierbar: von einem einzigen Kurs bis hin zu umfassenden Lernplattformen mit Hunderten Nutzern

Besonderheiten:

• Unterstützung von Drip Content, Zertifikaten, Quiz-Auswertungen
• Zeitversetzte E-Mails und bedingte Workflows (z. B. nur bei < 50% Fortschritt)
• Ideal erweiterbar mit Tools wie AffiliateWP*, WooCommerce und BuddyBoss
• Geeignet für mehrstufige Kursmodelle und Zertifikats-Workflows

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LifterLMS + MailPoet / Mailster

Während LearnDash mit einem großen Funktionsumfang und tiefer Integration in komplexe CRM-Workflows punktet, ist LifterLMS besonders für Nutzer geeignet, die ein flexibles, aber weniger techniklastiges Lernmanagementsystem suchen. Gerade in Kombination mit leichtgewichtigen E-Mail-Plugins wie MailPoet oder Mailster lassen sich auch ohne umfassende Vorkenntnisse funktionale Automatisierungen realisieren.

LifterLMS ist ein flexibles Learning Management System für WordPress, das besonders für den Einstieg in die Online-Kurswelt geeignet ist. Die Kernfunktionen sind kostenlos nutzbar und lassen sich durch Add-ons erweitern. In Kombination mit Tools wie MailPoet oder Mailster lassen sich auch mit geringem Budget automatisierte E-Mail-Abläufe umsetzen.

So funktioniert die Kombination:

• LifterLMS zeichnet Fortschritt, Kursbuchungen und Mitgliedschaftsänderungen auf.
• MailPoet oder Mailster übernehmen den E-Mail-Versand. Sie können so eingerichtet werden, dass bei bestimmten Aktionen eine Serie von E-Mails ausgelöst wird – z. B. bei Kursstart, Mitgliedschaftskauf oder Inaktivität.
• Die Verbindung kann über einfache Hooks oder ein Zwischenplugin wie WP Fusion erfolgen, das zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten bietet.

Stärken der Kombination:

• Geringe Einstiegshürden durch kostenlose Basisversionen
• Direkte Integration von MailPoet in WooCommerce und WordPress
• Mailster als selbstgehostete Alternative ohne laufende Kontaktgebühren
• Ideal für einfache Onboarding-Strecken oder Newsletter

Typische Einsatzmöglichkeiten:

• Willkommens-Mail nach Kursbuchung über LifterLMS
• Erinnerungsmail bei fehlender Kursaktivität nach 7 Tagen
• Abschlussmail mit Zertifikat und Einladung zur Bewertung

Grenzen der Lösung:

• Weniger tiefgreifende Trigger als bei LearnDash
• Keine komplexen, verzweigten Workflows (außer mit WP Fusion oder CRM-Anbindung)
• Kein visuelles Workflow-Tool wie in FluentCRM

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Tipp: Eine ausführliche Vorstellung von Mailster inkl. Praxisbeispielen finden Sie in unserem ausführlichen Mailster-Beitrag.

WP Fusion – Das Verbindungsglied

WP Fusion ist ein leistungsfähiges Integrations-Plugin, das als Vermittler zwischen verschiedenen WordPress-Plugins und externen CRM-Systemen fungiert. Es ermöglicht die umfassende Automatisierung von Nutzeraktionen durch die Verbindung von Lernplattformen wie LearnDash oder LifterLMS mit E-Mail-Tools wie MailPoet* FluentCRM*, Mailchimp* oder Brevo*.

Einsatzbereiche:

• Automatische Tag-Zuweisung bei bestimmten Nutzeraktionen (z. B. Kursanmeldung, Modulabschluss, Mitgliederbeitritt)
• Steuerung von E-Mail-Kampagnen, dynamischen Inhalten oder Zugriffsrechten basierend auf dem Nutzerverhalten
• Verbindung von Membership-Plugins, Formularen, Shop-Systemen und Lernplattformen mit einem CRM – alles ohne Code

Stärken:

• Erweiterte Trigger & Aktionen (z. B. nach Quiz-Ergebnis, Formularübermittlung, Produktkauf)
• Zentrale Tag-Verwaltung für saubere Automatisierungsprozesse
• DSGVO-konform durch Hosting auf dem eigenen Server
• Ideal für komplexe Funnel, segmentierte Nutzerführung und datengetriebene Workflows

Beispiel: Ein Teilnehmer, der ein Modul abschließt, kann automatisch einen Tag erhalten. Dieser Tag löst im CRM eine E-Mail aus, die weiteres Lernmaterial bereitstellt oder zu einer Zertifizierung einlädt – ganz ohne manuelle Eingriffe.

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Praxisnahe Automatisierungsbeispiele aus dem Kursalltag

Im Folgenden werden drei typische Szenarien vorgestellt, bei denen automatisierte E-Mails einen klaren Mehrwert für die Teilnehmerkommunikation bieten – jeweils basierend auf unterschiedlichen Plugin-Kombinationen.

Praxisbeispiel 1: Willkommens- und Onboarding-Serie (LearnDash + FluentCRM)

Ziel: Neue Teilnehmer begrüßen, technische Fragen vermeiden, Motivation aufbauen

Ablauf:

1. Kursanmeldung → Tag „neuer_kursteilnehmer“
2. Tag 0: Begrüßung, Zugänge, Kursübersicht, Support-Infos
3. Tag 2: „So holst du das Maximum aus dem Kurs“ (Tipps, Community-Link)
4. Tag 5: Erste Erfolgsgeschichte oder Testimonial + Link zur Lektion 2
5. Tag 10: Einladung zu Live-Q&A via Zoom (optional)

Vorteil: Teilnehmer werden nicht allein gelassen – weniger Support-Anfragen, höhere Aktivität.

Praxisbeispiel 2: Fortschrittsabhängige Motivationsmails (LifterLMS + MailPoet)

Ziel: Passive Teilnehmer wieder aktivieren

Ablauf:

1. Nach 7 Tagen ohne Fortschritt → E-Mail: „Du hast noch nicht begonnen?“ + Einstiegshilfe
2. Fortschritt < 30% nach 2 Wochen → Motivation + Mini-Erfolg belohnen (Download o. Video)
3. Letzter Modulabschluss → Erinnerung an Abschluss-Quiz mit Bonus-Anreiz

Vorteil: Automatische Reaktivierung ohne Redaktionsaufwand – funktioniert im Hintergrund.

Praxisbeispiel 3: Nachbereitung & Upsell (LearnDash + WP Fusion)

Ziel: Nach Kursabschluss Upsells und Feedback einsammeln

Ablauf:

1. Kurs beendet → Tag „kurs_absolvent“
2. Tag 0: „Glückwunsch zum Abschluss! Dein Zertifikat findest du hier…“
3. Tag 2: Feedback-Formular + Bitte um Bewertung (Trustindex, ProvenExpert etc.)
4. Tag 7: Upsell-Mail mit Rabatt auf weiterführenden Kurs oder Coaching-Call

Vorteil: Automatisierte Kundenbindung & Umsatzsteigerung ohne extra Kampagne

Erweiterung mit BuddyBoss für mehr Interaktion

Wer LearnDash oder LifterLMS nutzt, kann seine Lernplattform mit BuddyBoss* zu einem interaktiven Mitgliederbereich ausbauen. BuddyBoss integriert sich nahtlos mit LearnDash und LifterLMS und ermöglicht zusätzliche Community-Funktionen wie:

• Diskussionsgruppen pro Kurs oder Modul
• Private Nachrichten zwischen Teilnehmern
• Benachrichtigungen bei neuen Lektionen oder Community-Aktivität
• Integration mit Gamification (z. B. Punkte, Abzeichen)

In Kombination mit FluentCRM lassen sich so noch gezieltere Automatisierungen erstellen, z. B.:

• Erinnerung: „In deiner Gruppe wurde seit 3 Tagen nicht gepostet“
• Einladungen zu Gruppenchats nach Lektionen
• Aktivitätsmails basierend auf Kommentaren oder Forenbeiträgen

Ergebnis: Höhere Verweildauer, mehr Engagement und eine lebendige Kurs-Community.

Tipp: Eine Vorstellung von Buddyboss inkl. Praxisbeispielen finden Sie in unserer ausführlichen BuddyBoss-Präsentation.

Fazit & Empfehlung

Für Online-Kurse mit WordPress lohnt sich eine E-Mail-Automatisierung in jedem Fall – ob zur Steigerung des Lernerfolgs oder zur Umsatzsteigerung durch Follow-up-Angebote.

Empfehlung: Wer mit LearnDash arbeitet, sollte direkt auf FluentCRM oder WP Fusion setzen. Bei LifterLMS reicht oft auch eine Integration mit MailPoet oder Mailster für einfache Sequenzen.

Tipp: Besonders effektiv wird das Setup durch Segmentierung nach Verhalten – z. B. aktiven vs. inaktiven Nutzern, Zertifikat erhalten ja/nein, Quiz bestanden etc.

FAQ – Häufige Fragen zur E-Mail-Automatisierung bei Online-Kursen

Welche Tools brauche ich mindestens?
Für einfache Automationen reicht ein LMS wie LearnDash oder LifterLMS in Kombination mit MailPoet oder Mailster. Für erweiterte Workflows empfiehlt sich zusätzlich ein CRM wie FluentCRM oder eine Brücke wie WP Fusion.

Ist FluentCRM DSGVO-konform?
Ja, FluentCRM speichert alle Daten auf dem eigenen Server. Voraussetzung ist ein DSGVO-konformes Hosting und ein SMTP-Versand über einen datenschutzfreundlichen Anbieter.

Funktioniert Automatisierung auch bei kostenlosen Kursen?
Ja. Viele Automatisierungen – wie Onboarding-Mails oder Erinnerungen – funktionieren unabhängig davon, ob der Kurs bezahlt oder kostenfrei ist.

Was passiert bei Plugin-Updates?
FluentCRM, LearnDash und WP Fusion werden regelmäßig aktualisiert und bieten stabile Schnittstellen. Dennoch sollten alle Automationen nach Updates immer zunächst getestet werden.

Kann ich mehrere Automationen parallel laufen lassen?
Ja. Mit Tag-basierten Systemen wie FluentCRM lassen sich beliebig viele Workflows gleichzeitig betreiben – z. B. für unterschiedliche Kurse oder Zielgruppen.

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